企业文件共享：影子IT需要迅速行动

作者：佚名 2016-07-05 09:15:04

云计算 企业文件共享是一项有阴影的业务，办公人员未经批准使用云和移动APP来共享、同步、操控，就可能导致公司数据的丢失。风险是显而易见的。失去对企业信息的控制，你永远不会知道谁会接触到这些数据。没有几个公司愿意接受如此损失，和在业务其它任何方面的潜在损害，但不知何故数据之门就这么开着，没有任何人对什么以及如何会溜走负责任。

　　文件同步和共享令企业为难，然而是时候反击并使那些文件从云和员工私人设备上脱离出来了。

　　让我们直面它——企业文件共享是一项有阴影的业务。至少它后来变成这样，随着移动办公人员避开数据管理规则，并使用商业同步共享服务以便在他们的智能手机、平板电脑和其他设备上，保存工作文件。逃避企业规范的罪魁祸首是影子IT的——未经批准使用云和移动app来共享、同步、操控，且可能丢失公司数据。 Dropbox——你在云上能找到的便捷服务，它已经成为影子 IT的典型代表。

　　众多调查结果发布显示大量员工正接入文件同步和共享服务。且数量还在增加。不管某篇特定调查引用的百分比是多少，可以确信这是一个很大的数字。

　　风险是显而易见的。失去对企业信息的控制，你永远不会知道谁会接触到这些数据。如果一个员工离开公司前，没有把存储在同步和共享服务中的那些文件退回公司，则资料就直接踪迹难寻。没有几个公司愿意接受如此损失，和在业务其它任何方面的潜在损害，但不知何故数据之门就这么开着，没有任何人对什么以及如何会溜走负责任。

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　　下锁?可能不……

　　因此，如今这是个非常暗淡的情势，不过考虑到企业文件共享服务的广泛使用，这也是如果现在行动就能控制的形势。毫无疑问，这是一趟开出车站的火车，但是要赶上它还来得及。

　　你可以采取严厉措施，紧紧地锁住企业数据，即便是敲个“复制”键都算重罪。但这是和自己过不去的措施，如果移动办公的员工无法访问他们需要的数据，这种措施很有可能会适得其反。此外，即便你把他们的笔记本“钉”在他们的办公桌上，使用者仍可以找到绕开钢丝网栅栏、铁丝网的方法，并且不管IT在他们面前放置了什么障碍，甚至可能更多的数据会偷偷摸摸溜出门外。

　　如果你不能打败他们，加入他们

　　更好的方法是把文件同步和共享服务纳入内部的基础设施中。如果你可以提供商业服务的所有便利和普遍存在性，你就能吸引用户回到公司的围栏里。

　　仅仅几年前，几乎没有能替代Box、Dropbox、Google Drive、微软的OneDrive和其他商业服务的。然而曾经是少量的企业文件同步和共享(EFSS)的替代品，已经成长的极其可观。现在比以往有更多的实现选择。

　　随着几乎所有事物都存放在数据中心，EFSS可以在公有云、本地或在结合共有和私有资源的混合编排里部署和管理。Box、Dropbox和大多数EFSS 大亨提供了他们产品的软件即服务(SaaS)企业版本，配备了能让你控制谁用服务以及如何被使用的复杂管理特性。当一个员工离开公司时，你不会再丢失数据 —-你可以限制你的用户在公司内和外部能共享多少资料。

　　本地 EFSS

　　对把数据存储在围墙之外的前景感到紧张的的公司，有足够的室内EFSS替代方案。内部安装一个EFSS应用，能提供与SaaS EFSS产品大致一样的控制设置，还有额外的保障——数据会呆在公司内。

　　本地系统的选择当然意味着花少量的钱，并且获取或重新部署服务器和存储资源，并且你会需要一些人员来管理和维护该系统。如果你的公司愿意处理这些问题，那么会有若干路径供你选择。

　　可以安装一个独立系统，提供的特性等同于商业云同步服务。或者你可以搭配EFSS产品，与现有系统整合，以便用户可以访问他们常去的数据仓库，减少复制文件的需求，并且用版本控制追踪这些文件。例如，EFSS应用可能与你的现有用户在NAS box的份额合作——你仍然得维护企业文件共享服务，但是它需要的数据管理量大大减少。

　　另一种处理企业文件共享的选择是使已经复制的数据对你的EFSS用户可用。Commvault和Druva提供EFSS附加软件，能为同步和共享用户把备份数据转变成“活的”资源。该方法给备份数据增添了价值，并帮助确保用户接入文档和电子数据表***的版本。

　　控制同步和共享

　　不管怎样，你的公司决定抓住企业文件共享，最重要的是抓住部分——并且拿回公司数据使用控制权。不论它是本地的还是基于云的选择，确保它支持你的目录架构，尤其是动态目录或LDAP(轻量级目录访问协议)。你会经常得到一个相当粒度的产品工具集，让你能做一些类似决定某些用户可以改变使用的文件或只能查看它们的事情。

　　不管你选择哪条路，你计划管理服务，最重要的事情是现在就做——在情况变得更坏，有阴影之前。