企业要能有效的e化，必须按部就班。从基础的企业内部网(Intranet)，到数据库的运用，再进一步提高到资源的整合应用，如ERP、CRM、BI等高层的e化工程。ERP已经带动整个产业朝着e化的方向迈进，而BI将会在企业e化的应用工具上掀起另一波热潮。
什么是BI?
BI (Business Intelligence商业智能)就是企业在运营上高层主管必须看的各项数据及分析资料。这些资料包括“总体运营状态分析统计资料”、“业务业绩达标率统计”、“各区销售分析统计”、“成本分析”等各项经营管理者不可或缺的决策数据。因此，拿掉BI这个很信息化名称的外衣，其实BI只是经营决策者所必须看的各项数据和报告。
根据美国AT Kearney，Line 56针对2002年企业e化的调查报告，从2002年开始，企业电子化市场的重心将从过去的ERP市场转到以决策支持为主的系统市场，亦是所谓的商业智能/分析系统。为什么是BI而不是其他的e化开发项目越来越受到企业的重视?
在这个市场竞争日趋激烈的时代，企业越来越重视实时性经营信息的整合和取得，因此所有的e化重点必将针对BI这个领域来进行。今天，企业要想具备足够的竞争力，除拥有良好的人才和服务品质外，还得加上JIT(Just In Time)的BI信息处理能力。
传统的BI操作流程
BI所需要的数据基础，就是将企业所有的运营项目、销售项目、营业单位的运营数据汇总，并整理成各种便于阅读的报表和图表，供高层主管进行运营分析。
过去，这些BI数据都需各区的销售点、门市或经销商等在每日结束营业前整理销售日报，并在月底将整个月的销售资料汇整，通过fax传回总公司，由总公司来整合各区资料，将所有数据统计并整理成各项销售分析报表后，呈给经营管理者。
过去，做这种工作，若以纯手工的操作方式，以40个销售点的数量来计算，光是把每天的销售日报fax回总公司，由总公司的会计人员整合并做出报表，就大约要三个星期的时间才能将上个月的各项销售分析数据汇整出来。因此，四月份的销售资料，往往要到五月中才能看到。
手工操作还有人工出错、因为出错而导致重复操作的时间浪费、手工汇整所需的时间过长，以及管理单位无法实时得知销售情况等种种问题。
笔者两年前参与协助过一家相当传统的餐饮连锁企业的电子化操作。这家连锁餐饮企业以自助餐为主要营业项目，每个销售点都用收款机操作，有的销售点甚至连收款机都没有，全靠点菜单来计算当天的销售状况，***的手工操作。
每天营业结束后，各地的销售点都需把当天的所得和点菜单上的金额记录总数核对，但出错机率相当大，员工偷窃、误报金额的事件时有发生，总公司这边也苦无对策，无法进行有效的稽核。
原因在于各区的销售经理对信息系统的运用知识普遍不足，有的甚至抗拒使用信息系统来进行销售统计，因为这些门市经理多没有电脑操作的能力。因此，所有的当天销售统计操作都靠收款机的发票或计算器来计算，并在关门前通过fax将销售资料传回总公司，相当费时且没效率。
资料传回总公司后，总公司的会计人员先将所有的资料用计算器再重新计算一遍，确认无误后，交给另一位会计进行再次核对，***才将各点的销售资料用Excel软件录入电脑，统计出各区的累计销售状况。
这种工作量，在这家餐饮企业的分布点不到30家时还能应付，一旦分布点超过了40家，会计部门的员工就算是天天加班也难以将报表在规定的时间内统计出来。因此，用于分析的报表出笼时间越拖越晚，以致***必须在下个月中才能汇整出所有的资料。
e化后的BI操作
在这种运作程序中，这家餐饮连锁企业仍可获得每年30~40%的发展空间，但手工操作的相对机会成本却也让他们蒙受了5%左右的损耗，若能通过信息系统取代手工操作，企业不但能减少这5%的损耗率，并将之转换成5%的增长率，会计人员汇整的时间也能快速缩短到一个星期之内，使总公司的会计操作绩效提高三倍。
基于这种考虑，这家餐饮连锁企业便展开了一连串的e化工程，通过针对各区经理的电脑培训，提高他们对信息系统的接受度和操作能力，并将公司和各区的资料传送逐渐从fax操作转为电脑联机操作。
如此一来，各地传回总公司的资料都一致了，也省去了会计人员用计算器重复核对的时间。因为用数据库的方式管理，使数据库产生报表的时间和弹性变得更大，决策主管想要的各种报表，都能实时的从数据库中调阅，相当方便。
就上述的例子来看，这家餐饮连锁企业的操作流程没有经过太大的改变，不过是调整了一下工作的方法，就能使公司的净盈利率提高5%以上，人员的工作效率亦提高了三倍多。
按工作效率计算，这家餐饮连锁企业在人力不增加的情况下，其管理控制能力从40家提高到120家，增长空间相当大。这就是公司针对BI的环节下手，进行e化投资，使公司得到了三倍的增长空间，因此e化确实是个很值得做的投资动作。不过，仍需提醒的是，要小心、一步步来，避免因e化范围过大而失败。
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